Tierarztpraxis: "...selbsterklärend und einfach..."
Qualitätsmanagement in Frankfurter Tierarztpraxis
Die Tierarztpraxis Dr. Höch befindet sich in Frankfurt am Main und wurde im Jahr 2001 gegründet. Unsere Kunden rekrutieren wir aus dem gesamten Stadtgebiet von Frankfurt. Wir arbeiten in der Praxis mit vier Tierärztinnen und vier Tierarzthelferinnen. Alle Ärztinnen haben jahrelange Klinikerfahrung und sind Spezialistinnen auf ihrem Gebiet. Fast alle Mitarbeiterinnen haben Kinder und arbeiten deshalb in Teilzeit in einem individuell angepassten Schichtmodell. Aufgrund der problematischen Logistik sind regelmäßige Teammeetings und überlappende Schichten leider selten durchführbar.
Um mit diesem Praxismodell erfolgreich zu sein, war es unabdingbar andere Kommunikationswege in der Praxis zu etablieren. Wir entschlossen uns ein QM-System zu entwickeln und haben uns 2009 erstmals nach den Richtlinien der GVP (Gute Veterinärmedizinische Praxis) zertifizieren lassen. Zertifizierungen in der Tiermedizin sind bisher freiwillig und noch nicht sehr weit verbreitet. Grundlage einer Zertifizierung ist die Schriftlichkeit. Jeder Arbeitsvorgang muss schriftlich niedergelegt werden.
So entstanden Unmengen von Vordrucken, Merkblättern, schriftlichen Dienstanweisungen, Gerätebeschreibungen, Wartungsanleitungen, Formularen und vieles mehr. Zunächst einmal waren wir sehr stolz auf unsere Arbeit, hatten kurz nach der ersten Prüfung noch gut im Überblick was wir alles erstellt hatten und wo es abgelegt war. Über die Zeit hinweg verlor sich der Überblick jedoch zunehmend. Oft dauerte es Ewigkeiten bis ein selten gebrauchtes Dokument in einer Flut von Word-Ordnern wieder gefunden wurde. Auf den Desktops der Praxis-PCs wurde es immer unübersichtlicher, da unzählige Datei-Verknüpfungen die Bildflächen zumüllten. Dass dies kein guter Zustand war, realisierten wir bei den Vorbereitungen unserer ersten Rezertifizierung 2011.
Gewünscht war ein Programm mit Suchfunktion, mit Verknüpfungsmöglichkeiten der Dokumente untereinander und einer guten Übersichtlichkeit. So wie Wikipedia sollte es sein, aber nur mit unseren Themen – ein ‚Praxis-Wiki’. Nach langer Suche im Netz stießen wir auf lexiCan. Zunächst haben wir uns zum „Üben“ die kostenlose Version heruntergeladen und schnell zeigte sich, dass Prinzip und Handhabung allen Mitarbeiterinnen selbsterklärend und einfach erschien. Wir kauften lexiCan und installierten es auf allen Praxis-PCs. Geplant war eine Aufbauzeit von ca. 6 Monaten, doch schon nach weniger als 2 Monaten waren funktionierende Strukturen geschaffen und sämtliche existierenden Dokumente in unser Wiki eingebunden. Alle Mitarbeiterinnen nutzen nicht nur lexiCan, sie bringen auch eigene Beiträge ein. Wichtige Informationen landen jetzt nicht mehr auf Notizzetteln, sondern direkt in unserem „Praxis-Wiki“ und können so nicht mehr verloren gehen. Weil das Bedürfnis der Mitarbeiterinnen jederzeit an jedem PC einen Eintrag machen zu können viel größer war, als wir erwartet hatten, haben wir nun von der Pro Edition zur Business Edition gewechselt.
Dr. Maike Höch, Tierärztin - www.dr-hoech.de